行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式并有行文规则和办理办法。在2012年之前，行政公文是按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》办理。现在，我国公文一律按照2012年4月中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》写作和办理。

公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言功夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。

一、公文文种：

国家公文的种类主要有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、

函、纪要。

集团公司的常用公文文种主要有以下8种：

（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排部署，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通知：适用于传达上级机关指示，转发上级机关和不相隶属单位的公文；发布规章制度；批转下级机关的公文；传达要求下级办理和需要有关单位周知或执行的事项；任免和聘用干部。

（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。

（五）请示：适用于向上级机关请求指示、批准事项。

（六）批复：适用于答复下级机关的请示事项。

（七）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复事项等。

（八）纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

二、公文主文结构。主文结构是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。

（一）标题

1.规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种

――用于重要、庄重的公务

2.灵活式

⑴二部分：一是发文机关＋文种

（以上标题下可加时间）

二是事由＋文种

三是“转发+始发机关及原通知标题”

⑵一部分：只有文种

――常是不大重要的公务，带周知性

★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。

二、正文

1.主送机关 （面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系）

2.正文

⑴原由：

一是依据：

情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前……”类时间状语 ；简介人物及事迹

文件：常用“根据……”；往往是一句话

意义：议论：常用“是……”

作用：常用“将使……”

二是目的：常用“为……”

原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。

⑵事项：（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达）

①并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。

并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。

要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。

②递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。

在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。

注意：自此以下常运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四层。

不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。

⑶结尾：（可以不要）常见有：

一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。

二是希望、号召类。

三、公文格式

根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》修订发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准对公文板式、字体、字号等都做了详细要求。

（公文有国家标准规定的固定格式。一、排版规定：正文用3号仿宋体，一般每面排22 行，每行排28 个字。二、装订要求公文应左侧装订，不掉页；无坏钉、漏钉、重钉。三、公文用纸及版面尺寸采用国际标准A4 纸，尺寸为210mm×297mm 公文用纸天头（上白边）：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）：28mm±1mm 版心尺寸：156mm×225mm 。公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4公文纸的1/3 或2/5 面积。）

格式中的主要内容

（一）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（二）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（四）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（五）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（八）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（九）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十一）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十二）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十三）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

四、3种常用公文的模式化写作

（一）请示模式

请示是向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。

【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：《×××公司关于×××的请示》。

【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起，只能写一个。如需同时送其它机关，应用抄送形式（在版记中抄送栏标明）。

【正文】

1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为……”开头）。

2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。

3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。

【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。

【印章、发文时间】

（二）报告模式

报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。

【标题】一般是：“事由＋报告”。

【主送机关】与请示相同。

【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便，把报告大致分为二种：

一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。

1.情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、 说明式（用“为了……”）等。百字上下。

2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、 小标题式、阶段式和贯通式。

3.经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。

4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。

各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。

二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。

1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。

2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。

3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。

报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。

【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转执行”等习惯用语，有的不写。如有附件，与请求相同写法。

最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。

（三）通知模式

通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。

【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”。

【主送机关】直接下级。

【正文】

发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）＋批语”。 如：“现将《××× 办法》发给你们，请认真贯彻执行。”

事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知）

会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等。

任免通知：格式固定。

【附件】可有可无。

【发文机关】

【发文时间】用阿拉伯数字。